私たちが使っている言葉には、「話し言葉」と「書き言葉」の2種類があることをご存知でしょうか。特に、ビジネスシーンでのメールのやりとりは、普段の話し言葉ではなく適した言葉に置き換えるだけで、表現力豊かに伝えられます。よく使われるものを（一社）日本プロトコール＆マナーズ協会松田玲子先生にあげていただきました。
【 気品を身につけるシンプルな教え#109メールでの言い換え言葉編 】
◀◀前のページ メールでバレる！うわぁ、この人仕事できなそう。「大丈夫です」「結構です」なんと言い換えたらいい？
▶まさか「すみません」なんて言ってないよね？
◆御礼とお詫びのシーン
「お気遣いいただきありがとうございました」と「お心遣いありがとうございます」の違いについてご存じですか？
感謝の気持ちを伝えるときに「お気遣いを頂きありがとうございます」や「お心遣いを頂きありがとうございます」を使いますが、この2つには使い方に違いがあります。字のとおり「お気遣い」は「気を遣うこと」、「お心遣い」は「心を遣うこと」ですが、例えば体調が悪くなった時に、「私がやっておきます」と仕事を変わってくれた相手に対しては、具合が悪い自分の代わりにして頂いたことに対して感謝することになりますので「心遣い」となり、「ゆっくり休んでください」と言われたことに感謝する場合は「気遣い」となりますので、使い分けをしましょう。
謝る場合「すみません。ごめんなさい」を書かれていますか？
謝罪の気持ちを深める場合は「誠に申し訳ございません」や「心よりお詫び申し上げます」に。「うっかり忘れてました」は「失念しておりました。申し訳ございません」に書き換えましょう。
▶「まず最初に」がNGな理由は…
◆知っておくべき！あるあるNGワード集
「必ず必要です」や「まず最初に」は良く言ってしまう二重表現です
「必ず必要です」や「まず最初に」のように、同じ意味を重ねることを二重表現と言いますが、会話において強調したい時によく出てきます。しかし、文章にした場合には過剰な表現となり、適切ではありません。文章にした際は読み返すなどし、チェックをしましょう。
「私的には」や「弊社的には」を書いていませんか？
「私的には」や「弊社的には」のように、少し曖昧に表現したい時に使う「～的」ですが、これも書き言葉としては適切ではありません。「～的には」を、「私としては」「弊社としては」に置き換えましょう。
▶使いがちだけどNGな接続詞とは
「問題が発生した原因は不明です。なので、関係者を集めて話を聞きました」は正しい？
一見、正しい文章に思えます。ですが、書き言葉としては相応しくありません。「なので」は接続詞として文頭では使えない言葉なのです。正しくは「問題が発生した原因は不明です。そこで、関係者を集めて話を聞きました」が正解です。
「一番」「多分」「絶対」の言い換え言葉は何だと思いますか？
「一番」は、「もっとも」に。「多分」は、「おそらく」に。「絶対」は、「必ず」に。なるべく大人っぽい印象に変えていきましょう。
▶「とっても」「いっぱい」「たくさん」を言い換えるなら
「前もって」や「先に」の言い換えもあります
「前もって」は「事前に」に。「先に」は「あらかじめ」にすると女性らしい表現になりますね。
「とっても」や「超」は少々子どもっぽいので、どう変えますか？
「とっても」は「たいへん」に。「超」は「非常に」にすると大人の印象に変わります。
「いっぱい」「たくさん」もやや子供っぽいですね。どう変えますか？
「いっぱい」は「数多く」に。「たくさん」は「豊富に」にすると良いでしょう。
文章を作成する際には、どうしても普段の会話での「話し言葉」を選びがちです。しかし、ビジネス文書では正確に事実を伝える必要があるため、特に意識して「書き言葉」で文章を組み立てるようにしたいものです。そのときに、語彙を増やしておくとその時々の気持ちを豊かに表現でき、コミュニケーションがスムーズになり仕事もはかどりますね。
また、メールは手軽な反面、自分が書いた文章をチェックせずに送ってしまい、後悔することもあります。書いたメール文は送信前に必ず目を通す習慣をつけるよう心がけることも大切です。
